E-Mail-Authentifizierung für Dokument- und Data-Room-Links

Verlangen Sie, dass Betrachter ihre E-Mail mit einem Einmalcode bestätigen, bevor sie Ihren Dokument- oder Data-Room-Link öffnen.

Wenn Sie einen Dokument- oder Data-Room-Link teilen, können Sie verlangen, dass jeder Betrachter nachweist, Zugang zu einer bestimmten E-Mail-Adresse zu haben, bevor er etwas sieht. Sie aktivieren die E-Mail-Authentifizierung beim Anlegen oder Bearbeiten des Links; Betrachter geben ihre E-Mail ein, erhalten einen Einmalcode, geben ihn ein, und erst danach können sie das Dokument oder die Data Room öffnen. Ohne Konto oder App auf ihrer Seite.

Warum nutzen?

Links werden weitergeleitet. Ohne Hürde kann jeder mit der URL den Inhalt öffnen. E-Mail-Authentifizierung bindet den Zugang an ein Postfach: Der Betrachter muss einen Code an die eingegebene Adresse erhalten. Sie bekommen eine verifizierte E-Mail zu jedem Aufruf in Analytics und Audit-Trail und reduzieren lockeres Weiterleiten oder falsche Empfänger.

E-Mail-OTP-Authentifizierung nach Tarif

E-Mail-OTP-Authentifizierung ist bei Advance und höher verfügbar (Dataroom Pro, Dataroom Advance, Enterprise). Die Tabelle dient der Orientierung; aktuelle Angaben unter Preise.

Wechseln Sie zu Advance oder einem Dataroom-Tarif, um E-Mail-Authentifizierung für Ihre Links zu aktivieren.

Ablauf

Beim Anlegen oder Bearbeiten des Links: Option in den Link-Einstellungen aktivieren (z. B. „E-Mail-Authentifizierung“ oder „E-Mail-Verifizierung erforderlich“). Sie können sie bei einem Einzeldokument-Link oder einem Data-Room-Link nutzen, zusammen mit Passwort, Ablauf, NDA usw. Bei eigener Domain (z. B. docs.ihrefirma.de) läuft der Ablauf auf Ihrer Domain. Betrachter sehen Ihre Marke beim Eintragen von E-Mail und Code.

Wenn ein Betrachter den Link öffnet:

1. E-Mail wird abgefragt und gesendet.
2. Ein Einmalcode wird an diese E-Mail geschickt (der Code verfällt nach kurzer Zeit, z. B. 10 Minuten).
3. Sie geben den Code im Browser ein.
4. Nach Validierung des Codes können sie das Dokument ansehen oder die Data Room durchsuchen.

Die verifizierte E-Mail erscheint in Ihrem Dashboard sowie in Besuchs- und Audit-Logs. Sie wissen genau, wer Zugang erhalten hat.

Status des Betrachters nach der Authentifizierung

Nach bestandener E-Mail-Authentifizierung gilt der Betrachter für diesen Link als verifizierter Betrachter. In Ihrem Produkt bedeutet das:

• Er wird über diese E-Mail identifiziert. Jeder Aufruf, jede geöffnete Seite oder jeder Download für diesen Link wird dieser E-Mail in Analytics und „Letzte Besuche“ zugeordnet.
• In Audit-Logs und Besuchshistorie erscheint er als Betrachter mit verifizierter E-Mail, ein klares Protokoll: diese E-Mail hat sich authentifiziert und danach auf Dokument oder Data Room zugegriffen.

„Betrachter“ nach E-Mail-Auth heißt also: Person, die nachgewiesen hat, dass sie diese E-Mail kontrolliert und die nun unter dieser Identität für diesen Link erfasst wird.

Einzeldokument vs. Data Room

Derselbe Ablauf gilt für beides: Ein Link zu einem Dokument und ein Link zu einer Data Room können jeweils E-Mail-Authentifizierung haben. Der Ablauf für den Betrachter ist gleich (E-Mail → Code → Ansicht). Bei Data Rooms sehen sie danach nur die Ordner und Dateien, die der Link erlaubt; die E-Mail-Prüfung ist die Hürde davor.

Open Source

Sendpaper ist Open Source. Sie können prüfen, wie E-Mail-Authentifizierung und OTP-Verifizierung umgesetzt sind, und denselben Ablauf bei Self-Hosting in Ihrer Umgebung betreiben.

Kurz zusammengefasst

E-Mail-Authentifizierung am Link bedeutet: Jeder Betrachter muss E-Mail und Einmalcode eingeben, bevor er Dokument oder Data Room sehen kann. Sie aktivieren sie beim Anlegen oder Bearbeiten des Links; der Ablauf (E-Mail → Code → Ansicht) ist für Einzeldokument- und Data-Room-Links gleich, und Sie erhalten eine verifizierte E-Mail pro Aufruf. Sendpaper ist Open Source. Sie können die Umsetzung prüfen oder self-hosten.

Mit Sendpaper starten, um E-Mail-Authentifizierung für Ihre Dokument- und Data-Room-Links zu nutzen.

Data room demo video

So sehen Sie, wie Sie einen Data Room erstellen, Ordner hochladen, Berechtigungen setzen und einen Link teilen.