Data-Room-Analytics 2026: Meistbesuchte Dokumente und Letzte Besuche

Data-Room-Analytics in Sendpaper beantworten zwei Fragen: welche Dokumente die meiste Aufmerksamkeit bekommen und wer die Room besucht hat und was er getan hat. Der Analytics-Tab jeder Data Room baut auf zwei Ansichten auf: Meistbesuchte Dokumente und Letzte Besuche. Beide nutzen dieselben raumweiten Aktivitäten (Room-Öffnungen, Dokument-Öffnungen, Downloads) und unterstützen einen Zeitraum (z. B. letzte 7, 14 oder 30 Tage oder benutzerdefiniert). Dieser Leitfaden erklärt, was jede Ansicht zeigt und wie die Metriken berechnet werden.

Was Data-Room-Analytics bieten

Data Rooms und Analytics nach Tarif

Data Rooms und Data-Room-Analytics sind bei Advance und höher verfügbar (Dataroom Pro, Dataroom Advance, Enterprise). Tabelle zur Orientierung; aktuelle Angaben unter Preise.

Data Room auf Advance oder Dataroom-Tarif anlegen, um Meistbesuchte Dokumente und Letzte Besuche zu nutzen.

Meistbesuchte Dokumente

Meistbesuchte Dokumente beantwortet: Welche Dokumente dieser Room wurden am häufigsten geöffnet, von wie vielen Personen, wie oft heruntergeladen und wie lange angesehen?

Spalten: Dokument (Name, Typ-Icon), Aufrufe (Anzahl Öffnungen im Zeitraum), Besucher (eindeutige Betrachter), Downloads, Ø Zeit (durchschnittliche Verweildauer), Zuletzt angesehen. Sortierung standardmäßig nach Aufrufen (absteigend), dann Downloads. Sortierung in der UI nach beliebiger Spalte möglich.

Berechnung: Jede Öffnung eines Dokuments in der Room im Zeitraum = ein Aufruf. Besucher = eindeutige Personen. Downloads = jedes Mal, wenn das Dokument in einem Download (einzeln, Ordner, Bulk) enthalten war. Verweildauer = Zeit im Browser im gewählten Zeitraum.

Mit Gruppen-Filter nur Aufrufe und Downloads der Betrachter dieser Gruppe.

Letzte Besuche

Letzte Besuche beantwortet: Wer hat die Room wann geöffnet und was hat er getan (wie viele Dokumente angesehen, wie viele heruntergeladen)?

Spalten: Betrachter (Name/E-Mail, verifiziert/intern), Dokumente (wie viele verschiedene Dokumente in diesem Besuch geöffnet), Downloads, Erster Besuch, Letzter Besuch. Standard-Sortierung nach Letzter Besuch (neueste zuerst). Oben oft Zusammenfassung: Gesamtbesuche, Eindeutige Betrachter, Besuchte Dokumente, Gesamt-Downloads im Zeitraum.

Besuch = ein „Trip“ eines Betrachters in die Room im Zeitraum. Pro Zeile ein solcher Besuch. Mit Gruppen-Filter nur Betrachter dieser Gruppe.

Zeitraum und Filter

Analytics in einer Data-Room-Demo sehen

Einordnung bei Sendpaper

So holen Sie den größten Nutzen aus Data-Room-Analytics

Den größten Nutzen ziehen Sie, wenn die Analytics zeigen, wer sich engagiert und welche Unterlagen wirklich genutzt werden. Teams nutzen sie, um Gespräche vorzubereiten, heiße Leads zu erkennen und den Raum zu verbessern. Diese Gewohnheiten helfen Ihnen dabei.

• Schlüsseldokumente auswählen und beobachten - Legen Sie pro Raum fest, was am wichtigsten ist (z. B. Finanzmodell, SPA, Produkt-Deck) und prüfen Sie Meistbesuchte Dokumente für diese Dateien. Aufrufe, Besucher und Ø-Zeit zeigen, ob wirklich gelesen wird. So haben Sie vor dem nächsten Call oder Board-Meeting ein klares Bild.
• Pro Zielgruppe eine Gruppe - Mit Gruppen hat jeder Bieter, Investor oder Berater einen eigenen Link bzw. eine eigene Gruppe. Analytics für diese Gruppe öffnen: Sie sehen nur diese Zielgruppe, was geöffnet und heruntergeladen wurde. Keine Vermischung. So erkennen Sie, wer aktiv ist und wer nicht.
• Letzte Besuche direkt nach dem Versand prüfen - Wenn Sie ein Update senden, in Exklusivität gehen oder neue Unterlagen teilen, in den folgenden Tagen Letzte Besuche ansehen. Sie sehen, wer zurückgekommen ist, was geöffnet wurde und ob die Downloads gestiegen sind. So bekommen Sie echtes Feedback, ob der Raum funktioniert.
• Mit den Zahlen den Raum verbessern - Wenn wichtige Dokumente kaum Aufrufe haben, im Ordner nach oben setzen, umbenennen oder in E-Mails hervorheben. Danach Analytics erneut prüfen. So testen Sie einfach, was wirklich Engagement bringt.
• Analytics für das Gesamtbild, Audit-Log für den Nachweis - Analytics zeigen Muster: wer aktiv ist, welche Dateien heiß sind. Wenn Sie belegen müssen, was eine Person oder Gruppe genau getan hat, nutzen Sie das Audit-Log für die vollständige Zeitachse. So haben Sie Überblick und Beweis in einem Ablauf.