Suche im Dokument: Text in geteilten PDFs und Dokumenten finden

Betrachter können im Dokument oder in der Data Room, die sie gerade ansehen, nach Text suchen - ohne den sicheren Link zu verlassen.

Bei langen PDFs oder einer Data Room voller Dokumente müssen Betrachter oft eine bestimmte Stelle, eine Klausel oder eine Zahl finden. Seite für Seite zu scrollen ist mühsam. Die Suche im Dokument lässt sie ein Wort oder eine Phrase eingeben und direkt zur passenden Stelle springen. Die Suche läuft im sicheren Viewer - sie verlassen den Link nicht, Zugriffskontrolle und Analytics bleiben gleich.

Dieser Beitrag erklärt, was die Suche im Dokument ist, wie sie bei geteilten Links und Data Rooms funktioniert und wann sie am meisten bringt.

Was ist die Suche im Dokument?

Die Suche im Dokument (auch „Suche innerhalb des Dokuments“) ist eine Funktion im Dokumenten-Viewer. Wenn jemand Ihren geteilten Link öffnet, sieht er das Dokument im Browser. Ist die Funktion aktiviert, erscheint ein Suchfeld. Er gibt einen Begriff ein, und der Viewer findet alle Stellen in diesem Dokument, an denen der Text vorkommt. Er kann von Treffer zu Treffer springen und die relevante Seite oder den Abschnitt sehen, ohne die ganze Datei zu durchscrollen.

Nicht dasselbe wie Dokumente finden. In einer Data Room können Sie auch nach Dokumentname oder Dateiname suchen oder filtern, um die richtige Datei zu öffnen. Das ist „ein Dokument im Raum finden“. Hier geht es nur um Suche im geöffneten Dokument: Sobald ein Dokument im Viewer offen ist, suchen Sie nach Text im Inhalt dieses Dokuments. Sendpaper bietet beides. „Im Dokument“ heißt: Die Suche gilt nur dem Inhalt des Dokuments vor dem Betrachter.

Suche im Dokument nach Tarif

Die Suche im Dokument ist bei Dataroom Pro, Dataroom Advance und Enterprise verfügbar. Tabelle zur Orientierung; aktuelle Angaben unter Preise.

Für die Suche im Dokument beim Öffnen Ihres Dokument- oder Data-Room-Links brauchen Sie Dataroom Pro oder Dataroom Advance.

Die meisten Dokumenten-Tools bieten das nicht

Wenn Sie ein PDF oder ein anderes Dokument per Link teilen, kann Ihr Produkt es für die Anzeige konvertieren. Suche im Dokument bedeutet: Wer den geteilten Link öffnet, kann im Viewer direkt im Dokument nach Text suchen. Er gibt ein Wort oder eine Phrase ein und springt an die richtige Stelle. Kein Download, kein Öffnen woanders. Die meisten Pitch-Deck- und Dokumenten-Tools bieten das nicht.

Suche im Dokument im Viewer des geteilten Links:

Wenn Ihre Empfänger Text im PDF oder Dokument finden sollen, ohne zu scrollen, bieten die meisten Alternativen das nicht. Sendpaper schon: Die Suche funktioniert im sicheren Viewer beim Öffnen Ihres Links.

Warum das für geteilte Links und Data Rooms wichtig ist

Lange Dokumente

Pitch Decks, Term Sheets, Verträge und Board-Packs können Dutzende oder Hunderte Seiten haben. Betrachter müssen „Abschnitt 4.2“, „Ergebnis“ oder „Freistellung“ schnell finden. Die Suche im Dokument verkürzt die Zeit; sie bleiben im gleichen sicheren Link und kommen mit wenigen Tastendrucken an die richtige Stelle.

Data Rooms und Due-Diligence

In einer Data Room gibt es oft viele PDFs und andere Dokumente. Wenn die Funktion verfügbar ist, können Betrachter im gerade geöffneten Dokument suchen. So arbeiten sie lange Vereinbarungen, Berichte oder technische Docs leichter durch, ohne den Raum zu verlassen oder Dateien woanders zu öffnen. Ein Ort für Zugriffskontrolle, Audit und Analytics.

Besseres Erlebnis, gleiche Sicherheit

Die Suche läuft im Viewer. Sie geben Betrachtern keine separate Suchmaschine oder eine Kopie der Datei. Sie nutzen denselben Link, dieselben Berechtigungen (Passwort, Ablauf, Nur-Ansicht) und dieselbe Protokollierung.

Ablauf in der Praxis

1. Sie teilen einen Link. Dokument hochladen (oder Data Room nutzen) und Teilen-Link anlegen. Zugangsregeln wie gewohnt setzen.
2. Betrachter öffnen den Link. Sie sehen das Dokument im sicheren Viewer im Browser.
3. Sie nutzen das Suchfeld. Ist die Suche im Dokument für diesen Link bzw. Tarif aktiviert, erscheint die Suchfunktion. Sie geben ein Wort oder eine Phrase ein.
4. Der Viewer zeigt Treffer. Der Viewer markiert oder springt zu jedem Vorkommen. Betrachter können die Treffer durchgehen und den Kontext lesen.
5. Sie verlassen den Link nicht. Alles passiert im Viewer. Sie sehen weiter, wer den Link geöffnet und wie er genutzt wurde.

Wann die Suche im Dokument nutzen

• Lange PDFs: Verträge, Decks, Berichte, Handbücher, in denen Betrachter bestimmte Abschnitte finden müssen.
• Data Rooms: Due-Diligence-, Fundraising- oder M&A-Räume mit vielen Dokumenten.
• Compliance und Legal: Wenn Prüfer Klauseln, Definitionen oder Verweise schnell finden müssen, ohne zu laden oder zu kopieren.
• Investoren- und Käufermaterial: Wenn Betrachter effizient durch Materialien gehen sollen, alles in einem getrackten, kontrollierten Link.

Kurz zusammengefasst

Die Suche im Dokument ermöglicht es, Text im PDF oder Dokument zu finden, das über Ihren geteilten Link angesehen wird. Die Suche läuft im gleichen sicheren Viewer - ein Link, ein Satz Berechtigungen, ein Ort für Analytics. Bei langen Dokumenten und Data Rooms wird das Ansehen schneller und fokussierter, ohne Kontrolle aufzugeben.